Esistono due diversi formati di file di cartelle personali (PST):

• un formato più vecchio (formato ANSI), supportato da Outlook97, Outlook98, Outlook2000, OutlookXP ed Outlook2003.

• un formato più nuovo (formato Unicode), supportato solo da Outlook2003 (e su questa versione impostato come default).

Ognuno di questi due formati ha dei limiti fisici di dimensione; il formato ANSI può raggiungere un limite massimo di 2GB (principalmente legato alla capacità di indirizzamento degli indici interni che vengono utilizzati nella gestione delle strutture e degli oggetti salvati nel file stesso). Il formato Unicode può invece raggiungere dimensioni di 20GB.

Outlook 2003

Maggiori dettagli si possono trovare in questo articolo di Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/?kbid=830336
"The .pst file has a different format and folder size limit in Outlook 2003"
 

Quando si raggiunge il limite fisico del file, Outlook segnala un errore di accesso e non permette di continuare nella normale operatività. E' necessario a questo punto intervenire con una speciale procedura che "tronca" il file poco sotto la dimensione utilizzabile e permette il recupero del contenuto del file (tranne quello in eccesso che andrà inevitabilmente perduto). La procedura è descritta qui:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;it;296088
"OL: Strumento di troncamento per i file .PST e .OST con dimensioni eccedenti i limiti"

mentre il tool per il troncamento può essere scaricato qui:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=B33B1DFF-6F50-411D-BBDF-82019DDA602E

Outlook 2000, Outlook 97/98

Per maggiori dettagli sulla gestione della dimensione per le versioni più vecchie, si veda qui:

 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;208480
 "Description of the purpose and capacity of Outlook storage facilities"