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Home Articoli MS Access Verifica dei dati fiscali Clienti/fornitori con Access 2007

Verifica dei dati fiscali Clienti/fornitori con Access 2007

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Aggiornare i dati del vostro database tramite email

La legge 4 Agosto 2006 n. 248 ha reintrodotto l'obbligo di presentare all'Agenzia delle Entrate l'elenco  dei clienti e dei fornitori. Per facilitare la raccolte e la verifica dei dati  nei  vostri archivi, se siete in possesso degli indirizzi email dei vostri clienti/fornitori  potete  sfruttare una nuova caratteristica di Access 2007, in questo articolo vedremo come fare.

Come prima cosa, creiamo in Access 2007 una tabella contenete i seguenti campi:

I dati di cui abbiamo bisogno sono la Ragione Sociale,  la sede legale, la sede amministrativa, il codice fiscale, la partita iva e l'indirizzo email.

Importate nella tabella che avete appena creato i dati già in vostro possesso prelevandoli dal vostro gestionale.

Una volta compilata la tabella con tutti i dati che avete  è possibile attivare la generazione di una email per ogni cliente/fornitore che vi consentirà di aggiornare la vostra tabella con i dati che i clienti/fornitori vi invieranno.

Procedete così:

Aprite la tabella ClientiFornitori, cliccate sulla scheda Dati Esterni  e poi su Crea Messaggio di Posta Elettronica:

Si attiva una procedura guidata che vi aiuterà a completare l'operazione:

Premete su Avanti

Scegliete Modulo HTML  perché questa modalità  consente ai destinatari di leggere e rispondere al messaggio con un qualsiasi programma di posta elettronica che legga il formato HTML,   cliccate su Avanti

 

Scegliete Aggiorna informazioni esistenti (vogliamo infatti aggiornare i dati che già abbiamo) e cliccate su Avanti:

Cliccate sul bottone >> per selezionare tutti i campi

 

Inserite le etichette da visualizzare ad esempio per il campo IndirizzoSL impostate l'etichetta Indirizzo Sede Legale, quando avete impostato tutte le etichette premete Avanti

Nella maschera seguente spuntate l'opzione Elabora automaticamente le risposte e aggiungi dati in ClientiFornitori e togliete la spunta a Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti   (Se volete solo aggiornare dati e non inserirne di nuovi mettete la spunta a questa opzione) .

Cliccando su Risposte raccolta dati Access possiamo scegliere la cartella in cui inserire le risposte che ci perverranno, ad esempio creiamo  una nuova cartella ClientiFornitori in Posta in Arrivo cliccando sul pulsante Nuova…:

 

Chiudiamo la finestra Selezione Cartella cliccando su OK e poi clicchiamo su Imposta proprietà per l'elaborazione delle risposte ottenendo questa finestra di dialogo:

Nella casella Numero di risposte da elaborare mettete un numero molto alto se volete che tutte le risposte siano elaborate automaticamente altrimenti Access elaborerà in automatico solo quelle indicate, tutte le altre verranno inserite nella cartella di posta scelta al passo precedente e verranno elaborato solo su vostra indicazione.   Nel campo data ed ora di interruzione indicate la data entro la quale volete elaborare in automatico i dati che riceverete, anche in questo caso tutti i dati ricevuti dopo tale data saranno parcheggiati nella cartella indicata nel passo precedente. Premete OK per chiudere la finestra e poi cliccate su Avanti.

Selezionate il campo contenente l'indirizzo email da usare per l'invio, Access vi proporrà di default il più idoneo, cliccate su Avanti

Compilate il campo Oggetto e il campo Introduzione con una spiegazione della richiesta che state per inviare e cliccate su Avanti

Cliccate di nuovo su Avanti  e nella finestra successiva su Seleziona Tutti ed infine su Invia.

La procedura di invio è terminata.

Vediamo adesso cosa succede  quando il cliente / fornitore riceve l'email e vi risponde.

Il cliente riceverà una email  simile a  questa:

 

 

Cliccherà su Rispondi nel suo programma di posta elettronica,  compilerà i campi mancanti e correggerà quelli sbagliati poi invierà.

Voi  riceverete l'email  e automaticamente i dati della vostra tabella ClientiFornitori verranno aggiornati.

ATTENZIONE, perché l'operazione vada a buon fine il database deve essere chiuso quando  scaricate i dati dalla casella email, se per caso ricevete le email con il database aperto i messaggi verranno messi nella cartella che avete indicato durante la preparazione dell'invio e per aggiornare i dati dovrete procedere "manualmente" aprendo il messaggio di posta e cliccando il bottone Esporta in Access.

 

In questo modo abbiamo visto come questa nuova caratteristica di Access 2007 ci ha consentito di risolvere molto velocemente e semplicemente il problema di aggiornamento dei dati fiscali, eliminando fax e lettere e senza la necessità di dover controllare o inserire a mano i dati ricevuti  dai vari clienti e fornitori.

 

Per le specifiche di invio dati clienti fornitori si veda qui

 


Sistema operativo: win32
Applicazioni: Access 2007

  

Ultimo aggiornamento Lunedì 03 Agosto 2009 11:51  

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